带有数据记录功能的自动控制系统，一般都设有数据库功能，计算机可以存储一段时期内（一天，一个星期，或数月）所采集到的各种中央空调系统的运行数据。这些数据一般存放在计算机硬盘上，为了长期保存这些数据，应该在规定的时间内及时把这些数据拷贝到软盘进行保存，不然的话，时间一长计算机就会用新数据覆盖旧数据，造成数据的丢失。没有自动存储功能的空调自动控制系统更要很好地保存由人工记录的原始数据，过一段时间，把人工记录的登记表进行汇总，装订成册，注明日期，排好顺序，准备随时调用翻查。不管是人工记录的原始数据还是从硬盘拷贝下来的数据（存在软盘上或打印出来），都是空调自动控制系统运行情况的原始记录，是十分宝贵的技术资料，一定要妥善保存，决不可随意处置。
为了了解空调自动控制系统的工作情况，随时对运行数据进行分析是十分必要的。对数据进行分析一般是采用把运行数据绘制成运行曲线的方式来进行，横坐标为时间坐标，纵坐标为运行参数，问一坐标纸上可以同时观察几组运行参数的情况，通过运行曲线图就可以直观地观察空调系统整体的运行情况。例如，在什么时间什么参数超过了给定范围，什么时间运行比较平稳。这样就可以进一步分析出现问题的原因，以便采取措施防止再出现类似问题。
对运行数据进行分析后要写出相应的分析报告，连同原始数据的复印件一并交上级技术主管部门审核。
