考虑到发生突发事故时，有时无法进人办公室或冷库、机房查阅信息，应该在厂区内合适的地方安置一个装有“事故应急处理手册”(IARW称之为“危机管理手册”)的工具箱，便于事故处理小组及时查阅应用。这本手册应包含如下主要内容：
(1)电话号码。包括冷库主要经营管理者和动力设备部门负责人的联系电话(手机及家庭电话)；当地消防、公安等公共安全部门的联系电话;冷库所聘律师、保险经纪人的联系电话；主要客户的联系电话;设计及建筑单位的联系电话;事故应急处理小组成员的联系电话。
(2)冷库建造方案的有关信息资料。建筑方面包括冷库建筑方式(尤其是墙、顶连接处)、墙的厚度、建筑用主要材料(尤其是隔热、防潮材料)及其性质(它们在燃烧时可能会形成的化合物资料)等。
制冷装置和系统方面包括制冷压缩机、压力容器、氨瓶、供液及回气调节站、紧急泄氮器等的位置。
电气方面包括变压器及高、低压间位置，各主要制冷设备的启、停按钮位置等。
(3)客户及货物清单。考虑到在发生重大事故时，计算机也许会遭到破坏.而如果遗失库内储藏的货物清单，要想重建它将非常困难，所以最好在非现场保存一份客户及货物清单，并应每周一次进行更新。
(4)事故应急处理小组的名单及职责分工。包括疏散组(疏散人员)、消防组(熟悉厂区内救火设施的位置及使用方法)、急救组(提供力所能及的救助，直至由专业医务人员接手为止)、氨泄舫处理组(熟悉厂区内各主要氨制冷设备的开关及供液、回气阀位置，能熟练使用防毒面具)及指挥组(负责按现场情况决定事故处理方案，决定是否通知顾客、律师、保险经纪人，以及是否需要转移库内货物以及信息发布等重大问题)。
(5)紧急储藏冷藏库及冷藏车的名录。万一本冷库发生重大事故，需要转移库内储藏的冷冻食品，可供转移的附近冷藏车(及承担运输货物的冷藏车公司)的单位名称、联系人、地址、电话(办公室及手机号)。
(6)事故紧急处理的简要程序。每个冷库事故紧急处理程序的细节可能各不相同，但最重要的一个因素是，要激活一个团队按特定程序去应对各种灾难性事故。程序应写得简明、易懂。
